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Fattura elettronica, guida all’uso per le Pmi

Fattura elettronica, guida all'uso per le Pmi

Se ne parla da molto tempo, e fra rinvii e proteste, finalmente ci siamo: dal primo gennaio 2019 la fattura cartacea, inviata tramite pdf o posta, non ha più valore legale nei rapporti fra privati e sono ammesse solo fatture digitali, in formato XML.

Anche l’invio delle stesse dovrà avvenire in modo univoco, attraverso il sistema di interscambio SdI, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Per molti, non sarà una novità in senso assoluto: già dal 31 Marzo 2015, infatti, tutte le fatture aventi come destinatario la Pubblica amministrazione, sono emesse esclusivamente in formato elettronico.

Per tutti gli altri, tuttavia, si tratta sicuramente di un cambio radicale di abitudini. Il susseguirsi di rinvii, talvolta accompagnati da informazioni contraddittorie, non ha certo aiutato. Cercheremo quindi, nel corso di questo articolo, di fugare qualche residuo dubbio e di offrire un quadro di insieme del mercato afferente ai software program di fatturazione elettronica.

Il quadro generale

Prima di tutto vediamo quali soggetti non sono soggetti all’obbligo di emettere fattura elettronica:
• gli operatori sanitari (per esempio, aziende ospedaliere, aziende sanitarie locali, ma anche gli iscritti all’albo dei Medici Chirurghi).
• Le partite IVA aderenti al regime forfettario e vecchi minimi (ricordiamo che, per il 2019, la soglia è di 65000 euro);
• gli agricoltori in regime speciale;
• I soggetti esteri, non stabiliti in Italia.

Tutti questi soggetti, pur non avendo obbligo di emissione, possono comunque scegliere di migrare advert un sistema di fattura elettronica. Una scelta che, forse, vale la pena comunque di prendere in considerazione. Va infatti ricordato che le fatture elettroniche, al pari delle tradizionali, sono sia in entrata che in uscita. Quindi, anche i soggetti esenti, con tutta probabilità si troveranno a ricevere e gestire fatture elettroniche da parte di terzi, fornitori o altri soggetti. La maggior semplicità di aver a che fare con un unico modus operandi, alla lunga potrebbe essere determinante.

Per tutti gli altri si comincia quindi dal primo gennaio 2019. Per agevolare il passaggio da carta a digitale, l’Agenzia delle entrate ha saggiamente previsto un regime transitorio, per i due semestri del 2019.

In pratica, da gennaio a giugno la fattura elettronica dovrà essere predisposta e trasmessa allo Sdi entro la scadenza della liquidazione periodica dell’Iva (mensile o trimestrale che sia).

In seguito, e quindi da luglio, la fattura dovrà essere emessa e trasmessa allo stesso Sdi entro dieci giorni dall’operazione. Il tempo per abituarcisi, quindi, non manca. Inutile negarlo: un dispositivo di legge, che imponga nuove modalità amministrative e (quasi sempre) anche un cambio di software program, per molte PMI risulta indigesto.

Al netto di polemiche sterili, quando non interessate, un dato emerge su tutti: i 35 miliardi di evasione di IVA annui. Un ben poco invidiabile document europeo, a fronte del quale è comprensibile lo sforzo del legislatore per mitigare questo dilagante fenomeno.

Parlare in termini solo negativi della fattura elettronica, sarebbe tuttavia errato. Anche per i destinatari del provvedimento, e cioè le partite IVA, esistono indubbi benefici. Prima di tutto, l’SdI verifica automaticamente la correttezza formale del documento emesso.

Riceveremo, quindi, una comunicazione di scarto, laddove avessimo commesso errori formali. E potremo riemettere lo stesso documento, con analoga numerazione, senza dover fare nota credito. Tempo risparmiato, e anche quello è denaro (soprattutto in una PMI).

Ovviamente, l’SdI non entra nel merito del contenuto: se (advert esempio) avessimo sbagliato importi o quantità, dovremo emettere nota credito, seguita da una nuova fattura con numerazione differente.

La scomparsa della fattura cartacea, sicuramente, porta con sè un enorme risparmio in termini di carta, e di spazi fisici: alzi la mano, il piccolo imprenditore che non ha sempre detestato il dover tenere copia cartacea di tutte le fatture emesse per ben 10 anni. Siamo anche certi, molti apprezzeranno la riduzione di due anni del periodo massimo per un accertamento fiscale.

Le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate

Quindi, in cosa consiste la fattura elettronica? La fattura elettronica è un documento informatico, elaborato in formato strutturato , seguendo il tracciato XML (eXtensible Mark-up Language) messo a disposizione da Sogei, Società di proprietà del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Questo documento informatico, compilato secondo le specifiche predisposte dall’Agenzia delle Entrate, viene inviato per by way of telematica alla piattaforma SdI. Questa, a propria volta, come un postino tradizionale, recapiterà il documento al destinatario, oppure (ove sprovvisto di PEC), renderà disponibile il documento per il obtain da parte del destinatario stesso.

Come indicato dalla Agenzia delle Entrate stessa, i requisiti indispensabili sono piuttosto ovvi: un PC, uno smartphone o un pill per la parte hardware; un programma (software program) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML. La teoria non è quindi particolarmente complessa. La parte pratica, come vedremo, presenta numerous “sfide” da affrontare, soprattutto per chi (ancora oggi non pochi) non è particolarmente avvezzo allo strumento informatico in sé.

Vediamo, quindi, quali sono gli scenari disponibili, e una serie di soluzioni software program adatte allo scopo.

Prima di tutto, l’Agenzia delle entrate stessa ha predisposto una serie di servizi gratuiti per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche.

Sono adatti principalmente a professionisti o microimprese:
• Una procedura net, atta a predisporre la fattura; inoltre permette anche di trasmettere le fatture elettroniche. Per utilizzare questa procedura è necessario effettuare l’accesso al portale Fatture e Corrispettivi
• Un software program di compilazione Fattura Elettronica, con relativa guida, scaricabile da qui. Il software program, in grado di produrre e salvare le fatture nel formato corretto, non consente tuttavia l’invio del documento creato.
• Infine, una app denominata Fatturae, disponibile negli retailer IOS o Android. Questa procedura consente anche di trasmettere le fatture elettroniche. A oggi, come facilmente riscontrabile dai relativi retailer, questa app non sta certo riscuotendo grandi consensi, probabilmente anche per by way of dei difetti di gioventù.

FatturAE – Fatturazione Elettronica
FatturAE – Fatturazione Elettronica
FatturAE
FatturAE

Un breve video proposto da Agenzia delle Entrate stessa, oltre a parlare della fattura elettronica in generale, presenta le tre soluzioni sopra citate.

Se da un lato non possiamo criticare una iniziativa volta advert aiutare la platea delle partite IVA, dall’altro va detto che difficilmente una PMI troverà sufficienti per le proprie esigenze i device. Certamente, esistono anche molte partite IVA che emettono un numero davvero esigue di fatture annue, e che non usano neppure ora un vero software program di fatturazione elettronica; per queste realtà, un primo approccio potrebbe avvenire proprio con questi strumenti gratuiti.
Per tutti gli altri utenti, si aprono ovviamente scenari diversi, e la necessità di un software program (in cloud o on premise) sicuramente è ineludibile.

Cosa offre il mercato

Il mercato è, piuttosto ovviamente, in grande fermento. Esistono già molte soluzioni e nel corso del 2019 vedremo un ulteriore esplosione di offerte di ogni genere e tipo.
Analizziamo alcune soluzioni già attive sul mercato, pensate non solo per la fatturazione elettronica, ma soprattutto con in mente il goal PMI.
Un ulteriore spunto interessante e se vogliamo rassicurante: avere già prodotti che soddisfano tanto i requisiti di legge, quanto le esigenze di piccole imprese o professionisti è sicuramente positivo. Sicuramente, le PMI italiane possono essere più che tranquille: non mancano possibilità per tutte le esigenze e con costi sicuramente non inaccessibili. Visto il ruolo importante dei commercialisti, suggeriamo di confrontarsi anche con il proprio: potrebbe esservi di aiuto, e sicuramente conosce molto bene la vostra attività. Non possiamo negare alcune evidenze: un certo aggravio di costi, almeno inizialmente, va sostenuto. Tuttavia, siamo lontani dagli scenari drammatici che qualcuno ha voluto dipingere. Con questo articolo, che aggiorneremo nel corso dell’anno, intendiamo fornire utili informazioni.

Aruba Fatturazione Elettronica

Aruba negli anni saputo portare sul mercato prodotti caratterizzati da buon rapporto prezzo/prestazione. Anche in questo caso, Aruba non fa eccezione. Veicolata tramite Aruba PEC, la parte del gruppo dedicata alle soluzioni con firme e certificazioni digitali, la Fatturazione Elettronica di Aruba offre molto a un prezzo esiguo. Per 25 €+IVA annui avremo 1 giga di storage (sufficiente per almeno 100.000 fatture, una enormità visto il goal). Fatta eccezione per l’indirizzo PEC, che rimane di nostra competenza, (anche questo, volendo, acquistabile da Aruba), il resto è tutto gestibile tramite la piattaforma offerta.
Un breve ma chiaro video mostra quali sono le caratteristiche del prodotto di Aruba.

Come dichiarato sul sito stesso, “Pochi, semplici passaggi per fatturare in meno di un minuto verso privati, Pubbliche Amministrazioni e consumatori finali”. Ed è proprio la semplicità, il tratto distintivo di Fatturazione Elettronica di Aruba. Non si tratta, va detto per chiarezza, di un gestionale. Sarebbe quindi ingeneroso confrontarlo con soluzioni più full, ma anche di ben altro prezzo. Nella gestione del ciclo di fatturazione, difficilmente si possono fare appunti advert Aruba: creazione, invio, ricezione e anche la conservazione delle fatture sono compresi. Anche la creazione di anagrafiche è possibile, così come la scelta dell’esigibilità IVA (immediata, differita e cut up cost). Possiamo anche personalizzare con un emblem il documento emesso. Sebbene chiunque possa acquistare Fatturazione Elettronica, il goal di riferimento pare chiaramente essere la piccola/piccolissima impresa, o il libero professionista. È facile immaginare, infatti, che una realtà più strutturata, o anche solo con volumi di fatture più elevato, abbia esigenze più ampie.

Wolters Kluwer Fattura Sensible

Su un livello di complessità superiore, e con un approccio al mercato differente, troviamo Fattura SMART di Wolters Kluwer. Fattura SMART, la soluzione proposta, è davvero interessante. Abbiamo avuto modo di partecipare advert una demo session, e ne siamo rimasti favorevolmente impressionati. Senza alcuna esperienza pregressa, e non avendo neppure consultato l’ottima guida, siamo riusciti in pochi secondi advert emettere una fattura.

Un breve video ufficiale offre una concept concreta di quanto detto. A riprova della grande facilità d’uso; sicuramente frutto di un attento lavoro sull’interfaccia utente.

Wolters Kluwer ha scelto, per l’approccio al mercato, di rivolgersi al settore dei commercialisti, piuttosto che direttamente alle aziende. Una scelta che potrebbe dare frutti interessanti. Non dimentichiamo, infatti, che quasi tutte le PMI si avvalgono del supporto di uno studio di commercialisti, a cui regolarmente consegnare le fatture. Trattandosi di fatture non più cartacee, ma in formato XML, condividere la stessa piattaforma è una scelta tutt’altro che sciocca. Il risparmio in termini di tempo, oltre che di potenziali errori, è sicuramente importante. E non di rado, è proprio il tempo la risorsa più preziosa, per PMI e professionisti. Inoltre, avendo lo stesso software program, il cliente dello studio sicuramente potrebbe sentirsi più a proprio agio, potendo contare anche sul supporto concreto di un companion di servizi con cui ha già intrapreso un rapporto fiduciario.
Pur trattandosi di un software program semplice, le funzioni accessorie sono di spessore. Advert esempio, poter inviare preventivi e DDT, e avere un vero KPI, sono di indubbia utilità advert una PMI. Capire i conversion price delle offerte inviate, o avere una reportistica sul development di fatturato verso un determinato cliente, consente di operare in modo tempestivo nei confronti del mercato, oggi più agguerrito che mai. Sicuramente, una soluzione che merita attenzione.

Neopost NeoSend

Neopost Italia, filiale italiana della multinazionale francese specializzata in siastemi per la gestione della corrispondenza e dei documenti. ha sviluppato una soluzione che permette l’invio e la ricezione delle fatture indirizzate al Sistema d’Interscambio (SdI) da parte di clienti/fornitori attraverso un portale che permette di monitorare in modo continuo e costante lo stato della fattura e i relativi esiti.
NeoSend consente la ricezione e l’invio di fatture B2B da SdI tramite canale accreditato; la consultazione e la ricerca, attraverso il portale, delle fatture emesse corredate dai messaggi e dalle notifiche del Sistema d’Interscambio (ricezione, approvazione, rifiuto); la possibilità di coinvolgere nella verifica il personale amministrativo, enti interni, magazzino, ognuno con privilegi di accesso al sistema secondo le loro mansioni nello svolgimento della pratica; l’esportazione di dati della fattura partendo da formati personalizzati e La presentazione delle informazioni della fattura in formato leggibile, il cosiddetto PDF di cortesia; òa conservazione digitale a norma secondo le certificazioni richieste dall’AgiD.

 

TeamSystem Fatture in Cloud

Il gruppo TeamSystem, noto per soluzioni e servizi di ultima generazione per la digitalizzazione delle aziende di ogni settore e dimensione, propone una soluzione pensata appositamente per il mondo delle PMI.
Fatture in Cloud è una proposta sicuramente molto interessante; perfino il video promozionale è attentamente studiato: il tono e l’ambientazione bilanciano la un tema che (come ampiamente esposto) risulta a molti piuttosto ostico, per non dire indigesto.

Le funzioni offerte sono ampie; in questo caso, saranno accessibili in maniera progressiva in funzione del pacchetto scelto. Il modello di vendita, infatti, prevede un canone mensile, al crescere del quale, aumentano anche le funzioni offerte. Va comunque detto che anche il canone base, da eight€+IVA mensili, offre già tutto il necessario per la fatturazione elettronica. Passando ai due livelli superiori, si possono ottenere opzioni come gestione magazzino, integrazione PayPal, ulteriori credenziali con accesso limitato per eventuali collaboratori, o la gestione delle RiBa. Anche nella sua versione più completa, la Premium Plus, il costo risulta accessibile: 19€+Iva al mese. Teamsystem, molto intelligentemente, offre un mese di prova gratuito su Fatture in Cloud. Un modo di fare avvicinare i potenziali clienti, senza il patema dell’acquisto, e dando tempo di familiarizzare con l’interfaccia utente (molto chiara ed efficace).
Nota di merito, Fatture in Cloud permette di collegarsi al commercialista con analoga soluzione software program, oppure addirittura di cercarne uno nelle vicinanze.

Infocert Legalinvoice

Anche Infocert, che fa servizi di digitalizzazione e dematerializzazione, ha risposto alla sfida del mercato con una soluzione scalabile, in grado di abbracciare tanto la micro impresa, quando quello aziendale. Infocert, inoltre, offre anche il solo servizio di conservazione digitale delle fatture elettroniche, a riprova della elasticità dell’offerta.
Due le versioni.
Legalinvoice START è la soluzione base, che risponde alle esigenze di piccole realtà economiche, come artigiani, commercianti, agricoltori, partite IVA. L’utente tipo di START, è chi finora ha prodotto fatture a mano, oppure con Phrase o Excel, che quindi non ha mai usato software program gestionali, e che tipicamente si appoggia advert intermediari (associazioni di categoria, commercialisti) per la contabilità.

Come altre soluzioni SaaS, è sempre aggiornata in funzione di novità regolamentari, o funzionali. Nella sua essenzialità, START permette comunque di soddisfare la clientela di riferimento: emissione di fatture, DDT, preventivi, oltre advert anagrafiche clienti e altre ancora. Infocert permette un periodo di prova davvero inusuale, ben 6 mesi gratuiti. La dimensione di START è chiaramente delineata dal numero di fatture previste: 200 annue. Pur potendo comprare eventuali pacchetti aggiuntivi, il goal è piuttosto netto. Il costo di questa proposta è adeguato e sicuramente abbordabile: solo four euro +IVA al mese, fatturati annualmente.
Legalinvoice PRO, come suggerisce il nome, si rivolge alle realtà economiche maggiormente strutturate. Oltre a raddoppiare il pacchetto di fatture comprese (400 in questo caso), questo prodotto svolte una funzione di “collante” per chi non avesse intenzione di sostituire il proprio ERP. Infatti, PRO permette di convertire automaticamente le Fatture PDF create sul gestionale in Fatture Elettroniche XML e di gestire i flussi verso SdI. Una soluzione che potrebbe essere utile a molte PMI in un periodo di transizione. In questo caso, il costo sale a 7 euro +IVA al mese; cifra comunque ancora ragionevole.

Acca FacTus

Una menzione particolare la merita Acca Software program, società italiana che fa software program per l’edilizia, l’architettura e l’ingegneria. La società irpina ha risposto tempestivamente alle esigenze dei propri clienti. FacTus è gratuito per i primi 6 mesi, al termine dei quali gli interessati potranno (se vorranno) pagare il canone annuo. A

fronte di una proposta oggettivamente ben articolata , come advert esempio fatture illimitate, il costo richiesto è di 59 euro +IVA annui. Sicuramente una cifra ragionevole. Il cliente di riferimento, peraltro, non ha particolari esigenze in termini gestionali. Acca, lo citiamo a titolo di merito, ha predisposto una intera sezione di video tutorial, che sicuramente saranno apprezzati dagli utenti e di cui vi diamo un esempio.

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